Darbo eigos įmonėje. Valdymo programa Dokumentų ir apskaita

Darbo eigos automatizavimo priemonė ėmėsi beveik visos šiuolaikinės įmonėms. Net mažos įmonės dirba su įvairiais dokumentais, įskaitant laiškus, biudžetus, sąskaitų faktūrų, sutarčių ir visų reikalavimus rūšių masės. Būtent dėl šios priežasties, kad beveik kiekvienas šiuolaikinis organizacija bando šią priemonę naudoti kaip darbo eigos, kuri yra numatyta ne išsamumo ir išsaugojimo duomenimis, lengvai rasti ir saugoti įvairią informaciją sąskaita, ir apriboti laiką, reikalingą jo patvirtinimo optimizavimas.

Kodėl tai padaryti?

Beveik bet kuri bendrovė darbuotojai praleidžia daug laiko bando rasti reikiamą informaciją, ir statistika iškalbingai sako, kad tai trunka apie pusę darbo laiko. Kaip ji taip pat atsitinka, kad jūs turite atkurti iš naujo, o ne pakartotinio naudojimo jokio dokumento, kad egzistuoja "kažkur". Tai yra standartinis yra situacija, kurioje originalus tekstas iš sutarties yra kompiuterio teisininkas, ir leidinys įrašus lydimuosiuose sutarčių, sudaromų į apskaitos sistemą vykdymą vertybinių popierių, vekseliai ir aktai yra įtraukti į finansų departamento popierine forma, ir susirašinėjimas dėl sutarties vykdymą darbas elektroninių pašto dėžučių darbuotojų. Šis "dispersija" Informacijos yra labai žalingas saugumo, vientisumo ir nuoseklumo, tai tokiose situacijose yra faktinis darbo eigos automatika.

Per specializuotų informacinių sistemų įvedimo išspręsti didžiąją daugumą problemų. Pavyzdžiui, kai biudžeto sudarymo sistemą suteikia galimybę sukurti tarpusavyje biudžetų sistemą, po formavimo ir saugojimo skirtingų versijų tokių dokumentų, o taip pat ir jų statuso indikacija. Taigi problema yra iš dalies išspręsta biudžeto dokumentą tokių sistemų naudojimą.

Tačiau nereikia pamiršti, kad dabartinis biudžeto sistema, taip pat apskaitos ir ERP sistema didžioji dauguma atvejų dirbti su susistemintą informaciją, ty duomenis, kurie gali būti sukurtas ir saugomi lentelės forma natūra. Pagal dauguma ekspertų, bendra suma Duomenų bet šiuolaikinio verslo struktūra informaciją teikia tik 20%, o likusi dalis yra elektroninius laiškus, tekstinius dokumentus, įvairias ataskaitas derybose ir susitikimuose, paveikslėliai ir tt Gana dažnai, be dirigavimo studijų nestruktūrizuotos informacijos tiesiog neįmanoma padaryti normalų vertinimo kontektsta, kuris jau yra struktūrizuotas. Sandėliavimas, surinkimas ir tolesnis tokių duomenų tvarkymas yra teikiama tokioms priemonėms, kaip darbo eigos ir turinio valdymo sistemos informacinės kompanijos naudojimui.

Kas tai yra?

Su elektroninių dokumentų valdymo sistemos pagalba suteikia organizacijoms jokios sąveikos tarp organizacijos dėl pateiktų dokumentų pagrindu darbuotojams. Vėlgi 1C dokumentas numato dokumentų kūrimo, judančių juos organizacijoje galimybės ir palaiko kontroliuoti aprašytų juos naudojant dokumentų ir procesų vykdymą. Taigi, elektroninis dokumentas suteikia bendrovės daugybę privalumų, verčiant savo darbą iš tikrųjų yra naujas lygis.

Kiekvienas dokumentas šioje elektroninėje sistemoje būdinga visai rinkinį detales, kurie apibūdina ją unikaliai (dažnai vadinama tokių rinkinių kortelių). Kortelė gali būti įvairios informacijos, įskaitant dokumento tipas, data formavimo ir kaitos, autoriaus, taip pat sandėliavimo patalpas ir daug daugiau. Ateityje dokumentų valdymo sistemos suteiks saugojimo ir paieškos reikalaujamų dokumentų pagal detales, kurios buvo nurodytas kortelėje.

galimybės

Elektroninių dokumentų valdymas suteikia organizacijoms ne tik daug privalumų, tačiau ji taip pat atveria daug naujų galimybių, kurios taip pat yra svarbus.

centralizuotas valdymas

Nepriklausomai nuo to, kiek daug tai ar tos įmonės dokumentų valdymo sistema leidžia greitai pakeisti dokumentų cirkuliuojančių ant jo forma. Pavyzdžiui, jei norite pakeisti paraiškos forma dėl bet kurios iš įvairių atsakomybės centrų išlaidas tik atlikti tam tikrus koregavimus šabloną pakankamai, kad teiginys, kuris jau yra saugomi sistemoje. Po to, darbuotojai, kurie užpildyti tokį prašymą negalės naudoti dokumentaciją pasenusias formas, nes paraiška yra užpildyta ir išsiuntė per sistemą.

Patvirtinamųjų dokumentų gyvavimo ciklą

Kiekvienas dokumentas, kuris bus mesti ir apdorojama bet kuri įmonė, nebūtinai eina per kelis nustatytus etapus. Pavyzdžiui, kai jis ateina į įmonių biudžetą, pirmiausia būtina padaryti, ir tada patvirtinti ir vykdyti nustatytu laiku. Po to, įvairių faktinį ir numatomą atlikimas biudžetą, atsižvelgiant į išsamią analizę ir išsiuntė į archyvą. 1C dokumentas numato griežtą kontrolę dokumentų gyvavimo ciklą, atsižvelgiant į pagrindinius reikalavimus verslo aplinką, taip pat įvairias teisines taisykles ir pramonės standartus įmonės verslą.

susižaidimas

Elektroninių dokumentų valdymo sistema suteikia daug daugiau nei tik kolektyvinio darbo organizavimo dokumentus, ir lankomumas bus ekspertai, kurie yra įvairių įstaigų ar net skirtinguose miestuose.

Sistema išsaugo pakankamai daug versijų to paties dokumento, be to, tiesiogiai ir pokyčių, jie gali komentuoti duomenis, tai yra, pridėti jiems keletą komentarų ir pastabų, nepaveikiant pagrindinę informaciją, kurią jis turi pateikti.

konfidencialumas

O svarbus bruožas tokių sistemų yra tai, kad tame pačiame dokumente 1C galite užsiprenumeruoti per specialų skaitmeninį parašą po šifravimo. Tai leidžia ne tik patvirtinti, bet kokios informacijos autentiškumą, bet ir unikaliai identifikuojamos su autoriumi, taip pat pasiekti efektyviausią apsaugą laikyti įvairius duomenis, jei reikia.

maršruto

Jei elektroninis dokumentų valdymo sistemos nėra, tada tokiu atveju darbuotojas, kuris dalyvauja tam tikrų vertybinių popierių sukūrimo, būtinai turi suprasti, kas yra geriausia pervesti šiuos vertybinius popierius. Elektroninių dokumentų valdymas įmonėje automatiškai perduoti duomenis tinkamą žmogų.

Savaime, maršruto yra laisvas ir standi. Nemokama suteikia dokumentų siuntimo absoliučiai jokių gavėjams, kaip tinkama galimybė, o standus suteikia tiksliausią reguliavimą, tačiau ypatingais atvejais iš anksto įdiegta sistema eismo taisyklių dokumentų veiksmai gali būti šiek tiek pristabdyti (pavyzdžiui, jei jums reikia siųsti dokumento projekto peržiūrai kai išorės ekspertų).

prieigos kontrolė

Yra keletas variantų, kaip atskirti skirtingus įgaliojimus bendrovės darbuotojų požiūriu dokumentų valdymą. Taigi, pažangi eiga leidžia asmeniui suteikti pilną kontrolę duomenys apriboti galimybę redaguoti ar net leisti tik vaizdą ar komentuoti bet kokius failus. Tai labai supaprastina darbą su skirtingais duomenimis, o tai yra svarbu - jis tampa daug saugiau.

integracija

Siekiant užtikrinti maksimalų duomenų vientisumą, kuris yra sudarytas iš konkrečios įmonės, elektroninė dokumentų valdymo įmonėje numatoma įdiegtos sistemos integracijos su kitais - finansų, pramonės, analitinė, ir tt Per tokį integracijos siūlo modernius eigos sistema pakankamai dažnai pagamintas naudoti kaip ryšių palaikymo tarp kelių rūšies programinės įrangos tipų.

Dokumentai visų sistemų, yra logiškai susiję su šia informacija, vadinamas kontekste. Tai gali apimti iš popieriaus turinį ar elektroninius laiškus, faksus, mokėjimo dokumentus, įrašus apie veiklą, vaizdo ar garso įrašų, ir net daug kitos informacijos. Dokumento kontekstas gali būti pridėta rankiniu būdu arba visiškai automatizuoti procesą, priklausomai nuo preferencijų ir poreikių valdymą.

Pavyzdžiui, moderni sistema automatizavimo iš formavimo ir vėlesnių pokyčių biudžetų proceso eigą gali būti naudojamas kito kontekstinę informaciją numeris:

• Visi rinkos tyrimų rūšių, įskaitant ne tik savo, bet ir tie, kurie buvo gauti iš išorinių šaltinių;
• Įvairūs susitarimus su analogiškomis (pirkėjų ar pardavėjų);
• Specialūs teisiniai ir informaciniai dokumentai;
• papildomi dokumentai, kurie atspindi savaime jokių apribojimų ar prielaidas (kaip, pavyzdžiui, infliacijos, valiutos kursų ir kitų duomenų perdavimo sparta);
• susitikimų protokolai, laikomų aptarti bet versiją yra biudžetas, ir apima visas darbuotojų komentarus rūšių ir pastabas proceso dalyvių (dažnai tokie dokumentai siunčiami tarp visų darbuotojų elektroniniu paštu bei sandėliuojamas atskirai nuo biudžeto informacinių failus).

Vartotojas, kuris dirba su biudžetu, bet kuriuo metu, jei reikia, gali peržiūrėti kuri nors iš minėtų dokumentų, nes modernus eigos technologija leidžia jam tai daryti be jokių ilgų paieškų.

Kas sistemos yra naudojamos kartu su mumis?

Vienas iš populiariausių programinės įrangos sprendimus, kuriuos galima rasti Rusijos įmonių gali būti vadinamas "Microsoft Outlook komunalinių kartu su" Microsoft Exchange Server ". Pirmasis prašymas iš esmės nustatytas beveik kiekvieną kompiuterį, o "Exchange Server dažnai priimami naudoti kaip visavertė elektroninio pašto serverį. Nepaisant to, kad įmonės, kurios prieš jau kurį laiką buvo iš elektroninio dokumento įvedimas vyksta, tokios programos yra naudojamas tik kaip e-paštu platforma, po kelių centralizuotų nustatymų net ši programinė įranga gali būti naudojama kaip gana funkcinės automatizavimo eigos beveik visoms organizacijoms ,

Šiuo metu Rusijos rinka yra pripildyta dešimtys skirtingų sistemų, naudojant kurių dokumentų valdymo automatika ir panaši programinė įranga siūlo ne tik Vakarų, bet ir vidaus kūrėjams. Net "Microsoft", be minėtų programų, siūlo net įrankius, pavyzdžiui, Content Management Server arba SharePoint Portal Server.

Galingiausia tarp visų esamų sistemų yra laikoma "Documentum, bet daugiausia didelėms įmonėms naudoti šią automatizavimo procesą. Darbo eigos ir kai kurių bendrovių ne iš automatizuoto programinės įrangos "Lotus Notes" paketą sąskaita, tačiau daugelis ją vadina iš "dizaineris programuotojų" rūšies, kaip nurodyta ant jos visos sistemos pagrindas yra gana sunku.

Koks yra skirtumas tarp Rusijos ir Vakarų sistemų skirtumas?

Jeigu mes kalbame apie pagrindinių skirtumų tarp vidaus ir užsienio komunalinių, jie yra prieinami mastelio galimybes. Pavyzdžiui, jei Vakarų kūrėjams sistema gali veikti beveik visose operacinėse sistemose, tai buvo daugiausia vidaus sukūrė tik vieną iš jų, ir, žinoma, kad jis dažnai Langai. Vakarų sistemos yra sukonfigūruotas naudoti bet kokias DBVS. Tokie Rusijos sistemos apribojimai gali smarkiai trukdyti kurti cross-platform, integruotus sprendimus galimybę.

Dėl funkcionalumo, pagrindinis skirtumas yra tai, kad Vakarų dokumentoproizvodstva automatizavimo ir darbo eiga įgyvendino keletą programų, kurios gali būti išduotas pagal vieną prekės ženklą, tačiau už įvairiems tikslams tikslą. Pavyzdžiui, "Documentum siūlo Atskirų produktų, kurie naudojami visiškai automatizuoti ir integruoti su ERP-sistemos skaičių, remti dizaino ir inžinerijos dokumentų valdymo ir tt Vyraujanti dauguma programinės įrangos sukurta Rusijoje, kuria siekiama spręsti tam tikrą problemą.

Taip pat verta paminėti, kad pagrindinis skirtumas slypi abiejų šalių požiūris į tai, kas yra darbo eigos automatizavimo sistema. Vakarų sistemos yra skirtos suteikti visišką automatiką ir tolesnė parama per verslo procesų organizacijoje įvairovė, o didžioji dauguma šalies programų automatizuoti tik tam tikras funkcijas.

Vakarų sistemas maždaug kaina svyruoja nuo $ 400 iki $ 1000 už kiekvieną darbą, neskaičiuojant įgyvendinimo, techninės ir programinės įrangos išlaidas, reikalingas užtikrinti normalų elektroninį dokumentą. Dažnai Prisistatyti kainuoja apie pusę įprastinės sąnaudos licencijų, nes dauguma programoje automatizavimo eigos įgyvendino įvairias akcijas, tačiau kai kuriais atvejais iš kurio dydis didesnis tam kainą. Vienas iš labiausiai sunku visada automatizavimo finansinės dokumentacijos projektas, kaip tokių projektų įgyvendinimo kainuos apie 2-3 kartus didesnis nei licencijų kainą.

Vidaus įranga parduodama 200-600 $ už sėdynės, ir be to, kad atsižvelgiama į papildomų programų ir įvairios įrangos kainą. Galų gale, iš lyginamosios vertės apskaičiavimas atliekamas taip pat, kaip ir Vakarų sistemas.

Įranga

Be didžioji dauguma atvejų kaip prioritetinę kryptį automatikos yra procesai, susiję su dokumentų derinimo, pavyzdžiui, iš pradinio rengimo ir tolesnio biudžeto procesą. Tačiau daugelis komandų dabar naudoja biuro automatizavimo ir darbo eiga, tai yra, su registracijos procedūras atvykstantiems ir išvykstantiems, dokumentų.

Įvadas į elektroninę sistemą yra iš esmės nesiskiria nuo kitų automatizuotų sistemų įvedimas, todėl būtina galvoti apie ypatumus šiame projekte.

Sukurti verslo klasės sandėliavimo

Įvadas dokumentas automatizavimas bet kuriuo atveju, numatytos tam tikros įmonių saugykloje, kuri saugoti visus dokumentus. Loginė struktūra saugojimo, kūrimas ir tolesnis įgyvendinimas saugumo politikos, taip pat dokumentų saugojimo hierarchija reikalauja maksimalaus tikslumo ir turi būti atliekami ankstyvoje projekto stadijoje.

Reikėtų nepamiršti, kad saugojimo funkcija gali būti dislokuotos dizaino pradžioje, todėl pradiniame etape gali būti pagaminti perkelti visus iš dabartinių saugojimo vietų dokumentus į vieną įmonių saugykloje. Kaip rezultatas, vartotojai gali susipažinti su bet kuriuo iš pagrindinių funkcijų sistema, ir tuo pat metu kapitonas ir jo taikymas. Pagreitinti darbuotojų prisitaikymą įgyvendinti sistemos gali būti per paslaugų funkcijų naudojimo, pavyzdžiui, perspėjimų apie pasikeitimus dokumentuose, naujų dokumentų išvaizdą, ir tt

Taigi, darbo eiga reikalinga bet kurios šiuolaikinės įmonės, kuri siekia vystyti ir tobulinti savo veiklą.