Į archyvą kambario reikalavimus. Pagrindinės taisyklės organizacijų archyvuose

Archyve gali būti atskiro struktūrinio padalinio organizacijos forma ar būti neatskiriama biuro gyvenime. Tai priklauso nuo esamo dokumento apimties.

Kaip organizuoti ją

Kurti bet kokio verslo ar organizacijos archyvą reikalauja konkrečių priemonių rinkinys:

1. Jums reikia pasirinkti tinkamą saugojimo erdvę saugoti dokumentus ir tinkamai aprūpinti ją.
2. Reikėtų pasirūpinti, sukurti sąlygas, kurios atitinka standartą.
3. Būtina įrengti jį su techniniu požiūriu - įsigyti ir įdiegti būtiną įrangą archyvo.
4. Kapinynas privalo būti organizuojamas procedūrą archyvavimo visų reikalingų dokumentų organizacijoje.
5. Ji turi būti sukurta ir reguliavimo sistemą vieneto patvirtintas.

Šių priemonių įgyvendinimas užtikrina archyvinių dokumentų saugumą ir išlaikyti juos į reikiamą būseną.

Kas yra archyvaras

Ir kas yra reikalavimai dėl darbuotojų, kurie bus užsiimančių archyvo ir tolesnio saugojimo dokumentų organizacijoje? Jie gali būti derinami pozicijas ir jų vartininką, pavyzdžiui, sekretorius arba registratorė?

Archyvarė - specialistas, kurio užduotis yra organizuoti archyvinius veiklą. Už jam patikėtas dokumentų saugumą, jis prisiima visą atsakomybę. Jo darbas yra neįmanomas be artimųjų specialų nurodymą ar net (jei reikia) stažuotis į valstybinių archyvų institucijos.

Jo funkcijos gali būti perduotos kitam darbuotojui, kuris dirba ne visą darbo laiką. Paprastai, archyvaro pareigos priskirtos individualios darbuotojo atveju, kai suma saugoti dokumentus yra pakankamai didelis. Didelėse organizacijose, personalo atskirą postą šiuo tikslu. Šiuo atveju, tačiau paprastai sudaro darbo aprašymą, nustatanti darbo patikėtą archyvaras tipus, taip pat jo teises ir pareigas.

Svarbiausia - procedūra

Atvejai perduodami archyvas organizacijos pagal specialiai sukurtas grafika. Jo piešinys turi būti susitarta su kiekviena iš padalinių, kurie bus perduoti dokumentus ir iki archyvaras patvirtintų vadovų. Kadangi darbo dokumentų archyvą ne tik saugomi, bet ir kartais naudojamas, nustatyti jų išdavimo taisyklės (jei taikoma) pateikė paraiškas jūsų organizacijoje, taip pat išorės suinteresuotosiomis šalimis.

Pristatymas dokumentų turi būti švenčiama tikrų knygų registracija. yra reikalavimai, įsakymai, aktai dėl bylų perdavimo laikinam naudojimui trečiųjų šalių procedūras registracijos procesą (be kita ko jie gali apimti prokuratūrą ir teismą). Išduoti dokumentai iki vieno mėnesio savų darbuotojų, o iki trijų mėnesių - apie partijos struktūroms atstovai.

Pagrindinės taisyklės organizacijų archyvuose

Veikia archyvą, taip pat struktūrinį vienetą dėl specialių nuostatų, pagal valdymo patvirtintų pagrindu. Darbuotojai jį savo darbe vadovautis savo pačių pareigybių aprašymus. Į bendrovės priimtos nuostatos, išdėstomos pagrindinės taisyklės archyvų (funkcinės priemonę teises ir pareigas ir sudėties reikalingų dokumentų būklę). Jos pagrindinių uždavinių yra:

1. Papildykite dokumentų archyvą, kurio sudėtis yra nurodyta atskirame skyriuje reglamentus.
2. Registruoja medžiagų ir išlaikyti juos saugiai.
3. Plėtoti su turimais dokumentais ieškant pagalbos.
4. Leidžia naudoti ARCHYVE saugomų medžiagos procedūrą.

Jei jūsų organizacija turi dokumentus, kurie gali būti susiję su archyvų fondo Rusijos Federacijos, tada parengti ir pateikti juos nuolatiniam saugojimui į saugojimo valstybės yra viena iš išorinių problemų struktūrinio padalinio.

jo funkcionalumas

Archyvas funkcija sistemingai gauti iš savo užduotis. Pagrindiniai iš jų yra šie:

1. Išlaikyti sąrašus savo šaltinių įsigijimo, tai yra, organizacijų ar padalinių.
2. Paimkite juos tvarkingai į saugoti dokumentus.
3. Atsižvelgti į medžiagą ir užtikrinti jų visišką saugumą.
4. Formavimo ir palaikyti internetinę pagalbos sistemą, susijusią su archyviniais dokumentais.
5. Elgesio informacinėje paslaugų valdymo ir visi struktūriniai padaliniai organizacijos.
6. Organizuoti išdavimo ir naudojimo dokumentus laikantis asmenų ir kitų organizacijų poreikius, svarstyti ir analizuoti naudojant procesą.
7. Paruoškite pareiškimus ir oficialius atsakymus pilietis prašo socialinę ir teisinę prigimtį.
8. Vykdyti veiklą, atsižvelgiant į dokumento vertės patikrinimą, organizuoti, dėl proceso perdavimo, siekiant nuolatinio saugojimo savivaldybės ar valstybės archyvo (tuo atveju, kai organizacija yra viena iš pirmiau minėtų šaltinių įsigijimo archyvų).
9. Patikrinkite formavimo ir archyvuoti failus šaltinių įsigijimo teisingumą - tiek savo struktūrinių padalinių ir kitų organizacijų.
10. Organizuoti darbą išlaikyti verslo įmonė nomenklatūrą.
11. Teikti praktinę ir metodinę pagalbą dokumentų, kiekvieno struktūrinio padalinio.
12. Dalyvauti archyvų ir dokumentų valdymo plėtrą.
13. Dalyvauti laikomų mokymo archyvarai ir darbuotojų pareigas, susijusias su dokumentais valdymo tikslas renginiuose.

Kur jį

Leiskite mums dabar apsvarstyti, kas yra ten archyvo kambario reikalavimus. Svarbiausia, ką reikėtų laikyti, - pateikti jį bet kuriuo atveju neleidžiami senųjų simbolių pastatų medienos pastatų pastatų, kurie gali būti žalias, ne tik pagrindinis kambarys, bet palėpėje su rūsių, taip pat pastatuose, turi šildymas krosnimi.

Jei ta pati struktūra kaip visuma yra pritaikyta sandėliavimui popierinių dokumentų, tada archyvas nebūtinai reiškė izoliuotą kambarį.

Jei jūsų organizacija artimiausiu metu planuoja įkurti savo archyvą, čia jūs turite galimybę susipažinti su reikalavimais, turi būti vertinamas atsižvelgiant į rengimo procesą, sąrašą. Taigi, kokie yra pagrindiniai reikalavimai į archyvą kambaryje, kurio misija - atidžiai ir saugiai laikyti visus reikalingus dokumentus?

turi būti prieinami, kas yra reikalinga sąrašas

1. Archyvas.
2. Kambarys skirtas priėmimo dokumentų, laikino saugojimo ir aklimatizacija.
3. Patalpa, kurioje bus naudojami dokumentai.
4. Operacinė kambarys (arba kambariai) darbuotojams.

Kai erdvė nėra pakankamai ...

Tuo atveju, kai byla Kambario plotas neturi leisti pagrobimo galimybę pagal jam keli kambariai skirta vieną erdvę turėtų būti skirstomi į atskirtus pertvaros zonose. Pagrindinis reikalavimas, kuris turi būti griežtai laikomasi šiuo atveju - izoliuojamos viena nuo kitos saugojimo vietą dokumentus ir dirbti su jais.

Atskiras kambarys arba specialiai sukonstruotos ir pritaikytos kaip dokumentų saugojimo pastate naudojama kaip atsargine, privalo būti pašalintas iš objektų, vežančių pavojų požiūriu gaisro galimybę. Pavyzdžiui, gali būti paminėta, yra automobilių stovėjimo aikštelės, garažų ir degalinės. Arti prie pastatui ar patalpoms archyve turi būti ne objektus, kurie tarnauja kaip oro taršos šaltinių.

Idealiu atveju, failai visada turi būti dedamas į atskirą, paskirtas tik šio pastato pastatytas su visais būtinais taisykles ir reglamentus. Bet, deja, realybė diktuoja savo sąlygas, ir daugeliu organizacijų, dokumentai yra saugomi jau esamų įrenginių, konvertuoti ir pritaikyta šiam tikslui.

Kad teisė kalbėti

Susipažinti su norminių reikalavimų į pastatų ir patalpų archyvo. Jie yra tokie:

1. Pastatas, kuris, kaip manoma, turi saugojimo ateitis privalo kreiptis į administracinį skaičius. Griežtai draudžiama dėti archyvą, kur yra maitinimo paslaugos, maisto sandėlius, parduotuves nuo degių medžiagų ir agresyvus kategorijoje, taip pat atitinkamą cheminę technologiją taikoma.
2. Neįtraukta įdėję jį į nešildomoje patalpoje ir kur nesilaikoma higienos reikalavimų. Apie apleistas archyvų pastato nepriimtina minėta pirmiau.
3. Tai ypač svarbu, kad būtų laikomasi priešgaisrinės reikalavimų archyvas kambaryje. Jo saugumas galimo gaisro - viena iš pagrindinių sąlygų, saugojimui dokumentus. 2009 sausio mėn Kultūros Rusijos ministerija išleido įsakymą Nr 3 priėmė keletą nustatytų specialių taisyklių, priešgaisrinės saugos ir Rusijos Federacijos Vyriausybės ir savivaldybių archyvuose teisės aktų reikalavimus seriją. Kai dokumentų saugojimo taisykles reikalaujama prietaisas turi būti laikomasi, be nepavyks.
4. Pastato konstrukcija yra užtikrinti potvynių neįmanoma. Patalpa turi turėti avarinį išėjimą. Jokiu būdu praeiti pro jį pagrindinį vamzdį (Wodonośny ar dujas).

Ar galima paduoti vietą rūsyje?

Tai nėra rekomenduojama apgyvendinimas archyviniam saugojimui į rūsio patalpoje, viršutiniuose aukštuose arba pokyčių, kaip tokio palėpėje.

Kritinėse situacijose gali būti išimtys iš šios taisyklės. Jie priimami, kai rūsys sausas ir gerai šildomi, įrengta mechaninė ventiliacija, galinti užtikrinti valandą ar dvi trigubos orui. Archyvas palėpėje ar palėpėje yra įmanoma tik su sąlyga, kad atitinkamos temperatūros ir drėgmės sąlygomis.

Labai svarbus reikalavimas patalpose archyvas atsižvelgiant į laidų prietaiso. Jis privalo būti uždarytas sandariai lizdus. Virvelės nešiojamų elektros įrangos aprūpinami gumos izoliacija. Neturėtų būti statomos patalpose arba bendro saugojimo grindų jungtuvai.

Pasirinktas ne-dulkių ir neėsdinančiosios medžiagos kaip statybinių medžiagų apdailos archyvų saugyklas. gesinimo sistema turi būti sumontuota įranga, neutralaus, saugių dokumentus. Draudžiama naudoti ugnį į parduotuvę, būti šildytuvai ar vietos pašalinių daiktų.

apibendrinti

Susmulkinti pasirinktos srities laikantis visų nurodytų reikalavimų į archyvą kambaryje, priimti galutinį sprendimą dėl tinkamumo arba netinkamumo naudoti. Priimti tokį sprendimą po patikrinti galimą sanitarinės ir epidemiologinės stoties ir Valstybinės priešgaisrinės priežiūros. Archyve gali būti ten, kur planuojama tik po nuodugnaus patikrinimo procedūrą.

Jos tikslas - išsiaiškinti gaisro kambarį ir nustatyti atitinkamą lygį, patikrinti esminių struktūrinių ilgaamžiškumą, užtikrina sutapimu stiprumą tarp aukštų atsižvelgiant į galimą apkrovą (įranga archyvo ir saugomų dokumentų svorio) apskaičiavimo, patikrinkite prieinamumą ir esamą ventiliacijos ir šildymo sistemomis.

Audito atstovavę organizacijos (paprastai būsimo archyvas darbuotojų), ir darbuotojams visų atitinkamų paslaugų - .. pastate, gaisro, apsaugos ir tt Šio patikrinimo rezultatai atsispindi galutinio akto rengimo.