Dokumentai apie darbuotojus, jų rūšys. Kokie įsakymai dėl darbuotojų?

Nepriklausomai nuo veiklos pobūdžio, bet kuri organizacija dirba su žmonėmis. Teisinė registracija darbuotojų reikalaujama visais darbo santykių etapus. Personalo dokumentų, sukurtų šiais atvejais struktūra apima daug įvairių rūšių vertybinių popierių taisyklių ir asmens duomenis.

Darbdavys privalo ne tik tinkamai prižiūrėti dokumentus apskaitos darbuotojai, bet ir organizuoti jų laikymas ir archyvavimas, ir, jei reikia, sunaikinimo. Visi šie veiksmai turi atitikti teisės aktų normomis.

Kokie yra personalo dokumentų sudedamosios dalys

Visi darbuotojų judėjimo etapai turėtų atsispindėti atitinkamose vertybinių popierių. Dokumentų personalui, atspindinčių darbuotojų judėjimą struktūrą, apima:

• dokumentai, susiję su paieška ir įdarbinimas;
• dokumentai, atspindintys dabartinę veiklą darbuotojams;
• reglamentuojančių darbo procesą ir santykius su žmonėmis;
• įvairūs užsakymai personalui, kaip paskelbta bendrai ir standartizuoti;
• dokumentai, įskaitant asmeninę informaciją apie darbuotojų;
• Archyviniai dokumentai apie darbuotojų;
• dokumentai asmens apskaitos ir profilius;
• kitų tipų dokumentų apie darbuotojų.

Taisyklės registravimo dokumentų personalo

Personalo darbuotojai ir sekretorių paslaugos įmonėms reikia prisiminti, kurti asmeninius dokumentus laikantis įstatymo reikalavimų. Paskirtosios į įmonės reglamentų taisykles, neturi prieštarauti vyresnybės nurodymus.

Tinkamai vykdyti dokumentų apie įmonės personalo nurodomas atitinkamas instrukcijas. Be to, su pavyzdžiais ir nuorodomis turėtų apimti visas tvirtinimas ant popieriaus darbo su personalo niuansų. Šis reglamentas yra išduoti ir pagal organizacijos vadovybei pritarė ir trukmė neribota.

Individualūs dokumentai gali būti išduoti ir elektroniniu būdu ir popierine forma. Jei tekstas yra parašytas ranka, būtina stebėti ranka tikslumą ir bandyti ne daryti trynimų. Bet ištaisyta klaida turi būti patvirtinta pechtyu organizaciją ir sertifikuota galvos parašą.

Apskaitos dokumentai darbuotojai dažnai slapta, nes jie yra teisiškai apsaugota asmeninę informaciją. Dirbti griežtai ribotą skaičių specialistų leidžiama jais.

Užsakymai personalo

Dokumentai aptarnaujantis personalas yra dviejų tipų užsakymus:

• Įmonės pavedimus pagrindinės veiklos, bet susijusios su darbuotojų darbą;
• užsakymai personalinę sudėtį bendrovei.

Jie skiriasi nuo registracijos, patvirtinimo procedūrų, pasirašymo ir paskelbimo būdu. Be to, asmens užsakymai labiau tikėtina, kad dirbti darbuotojus personalo departamentas. Ten jie ir laikomi atskirai nuo kitų dokumentų. Šie užsakymai yra dalis apie organizacijos personalo dokumentus.

Dauguma asmeninių užsakymų standartizuota forma. Tokių formų praktiškumo reiškia savo vienybę už firmos. Tačiau privaloma naudoti standartizuotas formas skirti tik vyriausybinių agentūrų ir biudžetinės organizacijos. Įmonės su bet kuriuo nuosavybės forma negali laikytis šių taisyklių.

Tarp dažniausiai susiduriama asmeninius užsakymus, nes ji taip:

• Užsakymai samdyti ir šaudymo:
• užsakymai judėjimo ir perdavimo;
• kelionių užsakymai;
• užsakymai visiems iš atostogų rūšių ;
• reglamentai dėl sertifikavimo, švietimo ir mokymo, ir taip toliau. d.

Bet kokia tvarka darbuotojams atnešė į darbuotojo, su kuriuo jis yra susijęs dėmesio. Jei dėl kokios nors priežasties darbuotojas nepasirašo dokumento, tada jis yra sudarytas.

Visi asmeniniai pavedimai turi praeiti privalomą registraciją į specialų registrą. Tokiu atveju, jie yra priskirti skaičių, kuris rodo, kad jie įdėti į sąskaitą, o jų įgyvendinimas yra stebimas. nutarties kopijos nebūtinai paduota privataus klausimu, originalus dokumentas yra saugomi atskirai per metus, tada arba išsiųsti archyvus arba sunaikinti.

Įmonės personalo dokumentai

Kiekvienoje organizacijoje, priklausomai nuo nuosavybės ir kitų funkcijų formos, sukurs dokumentus ant įmonės darbuotojų įvairovė. Sąraše turi būti pareikštas HR administravimo instrukcijas.

Dažniausiai tai yra:

• personalo;
• iš pareigų sąrašas;
• dirbti knygų ir tuščių formų darbo stažo;
• kopijos asmens dokumentų darbuotojams;
• dokumentai asmens apskaitos ir personalo dokumentus;
• pareigūnai ir kiti darbininkai ir darbo sutartys;
• nurodymų ar susiję su bendrovės darbuotojais apie pagrindinės veiklos;
• dokumentai dėl Atestavimo komisijos;
• kryptys ir kiti dokumentai apie mokymo ir profesinio tobulėjimo;
• dokumentus šventes, verslo kelionėms bei pervedimų;
• įvairių nurodymų ar darbuotojai;
• Pastabos, pareiškimai ir oficialūs užrašai iš darbuotojų, ir tt. d.

Kiekviena įmonė nepriklausomai nustato norimų tipų dokumentus personalo ir kaip jie sukurti ir saugoti.

Padaryti verslo Asmeniniai

Svarbiausias ir išsami informacija apie darbuotojo įrašyti į privatus reikalas. Dokumentai ir jų įsigijimo funkcijos lemia kiekvienos organizacijos nepriklausomai ir būtinai užsiregistruoti normatyvinio dokumento. Galite užsiūti akcijas pirmyn ir atbuline tvarka, arba į grupes.

Asmeniniai failai gali būti atliekamas tiek dauguma žmonių organizacijoje, ir tik ant galvų ir pirmaujančių specialistų. Tačiau praktikoje, dauguma organizacijų nori turėti dokumentų ir kitos informacijos apie bet darbuotojo rinkinį, nepriklausomai nuo jo padėties ir statuso.

Kategorijos dokumentų ir kopijų turi būti saugomi asmens byloje darbuotojo:

• profilis, arba asmeninė sąrašas apjungti pagrindinę biografinę informaciją;
• tapatybę patvirtinančių dokumentų kopijos ir patvirtinamieji švietimo ir kvalifikacijos, - pasas, diplomas, pažymėjimų ir licencijų;
• kopija darbo stažo;
• prašymas dėl priėmimo, perkėlimo, ir kitiems;
• kopijas visų užsakymų darbuotojui;
• iš darbo sutarties kopija;
• Kiti asmeniniai dokumentai.

Kiekvienam darbuotojui pradėti atskirą aplanką, kuriame paduotas aukščiau minėtus dokumentus ir jų kopijas. Saugomų asmens failai, atskirai nuo kitų personalo dokumentų. Jie yra asmens duomenų, todėl neturėtų būti prieinami pašaliniams asmenims.

Asmeniniai kortelės: Kaip teikti paraiškas?

Vieningosios darbuotojas asmens kortelė yra privaloma visoms įmonėms, nepriklausomai nuo nuosavybės. Tai pagrindinis dokumentas, skirtas apskaityti organizacijos darbuotojams.

Asmeniniai kortelės yra visa pagrindinė informacija apie darbuotojui. Užpildykite jį paprastai rankomis, tačiau tai leidžiama padaryti pirminę informaciją su technologijų pagalba. Atliko asmens kortelę visą, kad organizacijoje darbuotojo laiką. Pildant šį skyrių leidžiama spausdinti ir įklijuokite įdėklas.

Pildydama asmens kortelę dėmesį orientacinių kodus. Jie išvardyti prie stalo dešinėje, informacija, kurioje suvienyta. Į šių skirsnių informacija turi atitikti klasifikatorių ir kitų norminių dokumentų.

Asmeniniai kortelės bus tinkamai saugomi atskirai nuo kitų asmeninių dokumentų saugus arba metalo spintelė su užraktu. Šis dokumentas yra asmens duomenų ir atsižvelgiant į griežtą apskaitą. Atleidžiant darbuotoją tinkamą įrašą ir išduotą archyviniam saugojimui asmeninę kortelę.

Darbo knyga: apdorojimas ir sandėliavimas

Darbo knyga - dokumentas, patvirtinantis, darbo patirtį, darbo stažą ir darbuotojo padėtį. Jos priežiūra yra būtina visiems. Jis įdėti į kūrinio pradžios ir vėliau lydi asmenį iki pensijos.

Pareiga pirkti tuščių formų ir įdėklai darbo knygas guli ant organizacijos sąskaitos. Jos darbuotojai nuolat juos namuose saugiai ir neapmokėtų darbuotojų personalo departamento prašymu. Šis įrašas yra pagamintas atitinkamoje knygoje. Administracija nerekomenduojama darbuotojų formų ir švarių ausų darbo knygų nežinomos kilmės.

Išduotas darbo istoriją visada tik rankomis. Įrašai pagaminti su tušinuku su mėlynu rašalu. Jei įvyksta klaida, būtina informacija ir patvirtina, kad administracijos parašu ir organizacijos antspaudu. Visi jūsų informacija turi atitikti įstatymų ir teisės aktų.

Įdarbinimo įrašai laikomi atskirai nuo kitų dokumentų saugus. Draudžiama duoti savo darbuotojams ir daugiau trečiųjų šalių. Jei žmonės jūsų organizacijoje gauti informaciją apie įrašų šiame dokumente, tai daro visų puslapių kopiją, tada jie siuvami, o kiekvienas puslapis yra įspaustas. Atleidžiant darbuotoją darbo stažą kortelę sudaromos remiantis tą pačią dieną.

Veiklos saugojimas asmens dokumentų

Tinkamas laikymas dokumentų, darbuotojų - viena iš pagrindinių pareigų žmogiškųjų išteklių pareigūnų. Sudėtyje yra jų informacija, siejamas su asmens kategorijai ir negali būti atskleistas. Be to, saugomi ir tvarkomi tokie dokumentai turi įvykti tam tikromis sąlygomis.

Prieš pasirašant darbo sutartį su būsimomis darbuotojo priverstinai paimti raštišką leidimą tvarkyti asmens duomenis. Iš dokumento kopija paduotas privataus verslo ar atskirame aplanke.

Visi dokumentai, susiję su asmens duomenys turėtų būti saugomi atskirai nuo bendrų akcijų. Prieiga prie jų yra leidžiama tik kvalifikuoto personalo departamentas ir pirmąjį Organizacijos vadovas. Trečiosios šalys ir organizacijos atskleisti asmens duomenys darbuotojų yra griežtai draudžiama. Išimtis yra teismo ir prokuratūros institucijos, pateikti oficialų prašymą dokumentais.

Dėl asmens dokumentų saugojimą yra atskiras asortimentas klausimais. Aplankai ir dėžės dokumentų užrakintoje spintoje. Patartina izoliuoti juos nuo tiesioginių saulės spindulių ir aukštos temperatūros. Dėl didelio skaičiaus dokumentų patartina skirti ypatingą kambarį.

Asmeniniai failai, profiliai ir asmens kortelės yra laikomi ne veiklos tol, kol organizacija dirba su konkrečiu darbuotoju. Po šaudymo, jie yra siunčiami į archyviniam saugojimui.

personalo įsakymai saugomi per metus po jų paskelbimo. Pareigūnai ir kiti instrukcijos neterminuotai, kol jų panaikinimo. Personalo, taip pat atostogų grafikas skelbiami kasmet ir saugomi personalo departamentas ar už metus apskaitos po veiksmo užbaigimo.

Archyvavimas personalo dokumentų

Po operacijų duomenų saugyklos darbuotojams pasibaigus siunčiami į dokumentus apie darbuotojų archyve. Tai gali būti organizacijos ar trečiosios šalies padalinys, paprastai valstybė, organizacija.

Dokumentų sąrašas turi būti ilgalaikio archyvavimo, taip:

• asmeniniai failai, profiliai ir asmens kortelės atsistatydinimą darbuotojų;
• Nereikalaujama darbo knygos ir įdėklai;
• įsakymus ir nurodymus dėl darbuotojų su nebegaliojančiu galiojimo laikas;
• žurnalai apie sąskaitos judėjimo personalo dokumentų;
• personalo;
• Holiday tvarkaraščiai;
• kiti dokumentai, kuriuos reikia saugojimas reikalauja įstatymai ar Komisija.

Dokumentų, susijusių su darbuotojų departamento archyvuose rengia sekretorius. Ilgalaikio saugojimo bylos ir kitų dokumentų, kaip įmanoma organizacijos, ir specializuotoje įstaigoje sutartį.

Dokumentai ilgalaikio saugojimo aplanką pagal datą formos, pradedant nuo anksčiausiai. Būtina atidžiai stebėti fizinę saugą darbe, ir, jei būtina, teikti ir patvirtinu, kopiją. Visi atvejai yra sunumeruoti ir susiuvami lapus, po kurių inventorius pagaminti.

Aplankai su dokumentais turėtų būti tvarkingai. Į kambarį būtina išlaikyti optimalią temperatūrą ir mažai drėgmės, ir vengti tiesioginių saulės spindulių. Lentynos turi būti reguliariai valomi nuo dulkių ir dokumentai apdorojimo patalpoje nuo graužikų ir kitų kenkėjų.

Sunaikinimas asmens dokumentų

Nepaisant ilgalaikio saugojimo, personalo dokumentai gali būti sunaikinti. Prieš šią procedūrą vyks susitikimas dėl specialios komisijos, kuri kolektyviai priimti sprendimą apie asmens dokumentų ateityje.

Sunaikinimo visada vyksta griežtai pagal sąrašą, atsižvelgiant į visų komisijos narių akivaizdoje. Tai gali būti deginimas, sunaikinimą malant, spaudžiant ir kitais metodais.

Asmens dokumentų sudėtis yra daugialypė ir įvairi. Darbuotojai HR paslaugų ir valdymo įmonių turėtų žinoti, kaip tinkamai vykdyti, saugoti ir sunaikinti.