Archyviniai įrašai valdymo organizacija: GOST, instrukcijos, dokumentai, taisyklės. Gairės Archyviniai dokumentai valdymas

Archyviniai įrašai valdymo taisyklės yra pagrindiniai reikalavimai dirbti su dokumentų ir medžiagų, dalyvaujančių dabartinių įmonės veiklos. Jie formuluojami laikantis šio reguliavimo sistemą, reguliavimo apimtį apdorojimo, kaupimo ir saugojimo informaciją. Pagrindiniai terminai naudojami rinkiniai standarto Archyviniai dokumentai valdymo sistemą. Rengiant juos į pažangą, technologijų ir pažangių informacinių technologijų naudojimo. Apsvarstyti tolesnes iš archyvinių įrašų valdymo pagrindą.

dažnumas

Gairės dėl archyvinių įrašų valdymo kreiptis į vyriausybinių agentūrų. Jie taip pat privalo įmonėms užsiimančioms tam tikrų rūšių darbo. Visų pirma, taisyklės taikomos atsižvelgiant į aprašą, registravimo, saugojimo ir naudojimo dokumentų archyvų fondo Rusijos Federacijos dalis, nurodė, kad valstybinio turto.

Padaliniai įmonėse, darbo su plėvele, fonografijos, vaizdo, nuotraukomis, žemėlapiais, mokslą ir technologijas, telemetrijos informacijos, kurią reglamentuoja išdėstytas nuostatas planavimo ir atskaitomybės.

Pareiga ir teisė formuoti organizacijos archyvuose už laikino saugojimo dokumentų RF AF suteikia galimybę sektorių teisės aktų pagrindas (nuo 1993), padėtis (nuo 1994 iki 1998 m, atitinkamai.). Reguliavimo sistema sudaro teisinius aktus regioninės reikšmės. Laikomas taisyklės netaikomos dokumentams, darbas, kuris reglamentuoja Federalinis įstatymas № 5485-1 ir Prezidento dekretas № 1203 nuo 30.11.1995, The

užbaigimas

Tai yra sisteminis papildymo Dokumentinio pagrindo įmonės padalinių. Pasitikimas apima nustatant:

1. Šaltinių.
2. Sudėtis medžiagos turi būti gautos.

Kaip dalis šios veiklos taip pat atliekama tiesioginio dokumentų perdavimo į archyvą. Kaip šaltinių:

1. įmonių padaliniai.
2. Fiziniai asmenys.
3. Pavaldi struktūra.

Ir medžiagų, kompozicija

už archyvinių įrašų valdymo instrukcija nustato, kad įsigijimas atliekamas laikinai (virš 10 metų) atvejai ir nuolatinio saugojimo. Taip pat apibendrina informaciją apie personalo. Atvejai galiojimo laikas mažiau nei 10 metų, kaip taisyklė, archyvai nėra perduota. Jie yra atitinkamų dalių įmonėje. Pasibaigus tinkamumo laiką tokių dalykų pabaigoje turi būti sunaikintas. Išsami informacija apie individualaus pobūdžio yra perduodami iš savininko prašymu. Vėliau jie yra siunčiami į valstybinių archyvų nuolat turinį. Perdavimo taip pat medžiagos Įmonės pirmtakas ir likviduoja jai pavaldžios struktūros.

Archyvinė įrašų valdymas ir nomenklatūra

Įgalioti darbuotojai, atliekantys darbą su įmonės informacinės medžiagos, kad sisteminį sąrašą atvejų. Jis paragino nomenklatūros. Jos formavimo rodo, galiojimo laiką medžiagų. už archyvinių įrašų valdymo vadovas numato įstatinį padalinys stebėti ir palengvinti paslaugų teikimą atsižvelgiant į nomenklatūros rengimo. Sisteminis sąrašas tarnauja kaip atsargų informacinės medžiagos nuolatinių ir laikinų (iki 10 metų) saugojimo formavimo pagrindu. Nomenklatūra taip pat yra pagrindinis apskaitos dokumentas. Jis naudojamas esant laikinam saugojimui, įskaitant mažiau nei 10 metų laikotarpiui registracijos. Nustatyta nomenklatūra sisteminimas schema gali būti naudojama kuriant kartotekoje veiksmų, atliktų.

klasifikacija

Laikydami archyvinius įrašus valdymas atliekamas trijų rūšių nomenklatūrą:

1. Tipinis.
2. Pavyzdinis.
3. Individualus (tam tikros įmonės).

Pirmasis lemia medžiagų, susidarančių panašių institucijų sudėtį. Standartinė nomenklatūra yra laikomas reguliavimo dokumentas. Apytikrė sisteminimas nustato apytikslę sudėtį informacinės medžiagos įmonėms, kurioms taikomos jo veiksmų, nurodant indeksą. Jis turi rekomendacinį pobūdį. Šie sisteminimo rūšys naudojamas individualaus diapazone formavimo ir perkelti į jį be pakeitimų.

paruošimo Įranga

Į archyvavimo įmonių dokumentų valdymo dokumentai sisteminami nustatyta forma pagal struktūrinių vienetų nomenklatūrą. Pastarasis turėtų būti susitarta ir pasirašytos lyderių.

Iš įmonės nomenklatūra yra pagamintas bendrojo forma. Jis inicialais archyvo vadovo ar atsakingo asmens pasirašytą paslaugų teikimo vadovo ar įgalioto darbuotojo. Nomenklatūra turi būti patvirtinta ekspertų komisija, ir bendrovės direktorių tada patvirtintas. Atlikus šias procedūras vadovai struktūrinių padalinių įmonėje suteikė atitinkamų skyrių ekstraktas.

Ateinančių metų susiformavo paskutinio ketvirčio ataskaitinį laikotarpį nomenklatūra. Suderinimas yra atliekamas bent 1 kartą per 5 metus. Jei pakeisite struktūrą ir funkcijas įmonėje, naują nomenklatūrą.

Už sudarymo reikalų procedūra

Formavimas vadinamas grupės veiksmai, atliekami pagal nomenklatūrą. Archyviniai dokumentai organizacija apima informacijos sisteminimas pagal aplanko pavadinimą. Neleidžiama grupės pasikartojančių kopijų ir skersvėjų. Išimtys yra didelės vertės transporto priemones. Negali būti dedamas į popierinį aplanką turi būti grąžintas.

Išlaikyti archyvinė apskaita atliekama centralizuotai tvarkymo medžiagų paslaugų informacijos teikimo, ir decentralizuota - tiek struktūrinių padalinių ir aukščiau padalijimo. Grupavimas atliekamas prižiūrint asmenų, atsakingų už laikmenų saugumą. Jei reikia, gali būti įtraukti darbuotojai valstybės archyvo.

pagrindiniai reikalavimai

Archyviniai įrašai valdymas atliekamas laikantis reglamentų reikalavimus. Formuojant aplankus su informacinių vežėjams turi atitikti šiuos reikalavimus:

1. Medžiagos laikinų ir nuolatinio saugojimo sugrupuoti atskirai.
2. Aplankas yra įtrauktas į vieną egzempliorių kiekvienai iš popieriaus.
3. Aplankas turėtų būti medžiagos vienerius kalendorinius metus. Šio reglamento nuostatas, tačiau yra išimčių. Tai apima:

• asmeniniai failai, kurie susiformavo per visą laikotarpį atitinkamo darbuotojo;
• medžiagų ir konstrukcijų išrinktų nuolatinių komitetų su jais, grupių pavaduotojas Kietasis į sušaukimą laikotarpį;
• Popieriaus švietimo įstaigų, nupiešti ir sugrupuoti į mokslo metų;
• teatro medžiagos, apibūdinantys sezono veiklą;
• istorijos ir pan.

Aplanką turi būti mažesnis nei 250 lakštų, esant ne daugiau kaip 4 cm storio.

Grupavimas administracinių aktų

Archyvinė įrašų valdymas reikalauja sisteminimą įvairių tipų informacinių vežėjams. Tai taip pat priskiria ir administracinių aktų. Jie yra sugrupuoti pagal tipą ir chronologijos paraiškų:

1. Taikyti pagal norminių aktų patvirtintų įstatų nuostatos, veikti kaip priedus. Jie sugrupuoti. Jei nuostatomis, reglamentai, įstatai buvo patvirtinti kaip atskirieji aktų, sisteminti juos atskirais atvejais.
2. Užsakymai ir sprendimai aukštesnių struktūrų jų įgyvendinimo yra sugrupuoti pagal sritis įmonėje.
3. Užsakymai, susijusios su personalo, susisteminti pagal sulaikymo laikotarpį. Su didelės apimties informacinės medžiagos tikslingos veikia skirtingų pusių bendrovės, grupės atskirai.
4. Pavedimai pagrindinių veiklos sričių yra susisteminti atskirai nuo aktų darbuotojų. Pavyzdžiui, archyvų dokumentų valdymo tvarka yra įtrauktas į tą patį aplanką, o atsakingo padalinio vadovo paskyrimo - į kitą.
5. Patvirtintų ribų, ataskaitos, sąmatos, detalios sąrašai, planai ir pan. sugrupuoti atskirai nuo jų projektų.
6. Vieta dokumentų asmens bylų atliekamas tokia tvarka jie buvo gauti.
7. Veido darbuotojų darbo užmokesčio sąskaitas susisteminti atskirus aplankus. Jie yra išdėstyti abėcėlės tvarka.
8. Skundai, pasiūlymai, piliečių skundai dėl bendrovės veiklą, registruoti savo apsvarstyti ir įgyvendinti yra sugrupuotos atskirai nuo individų asmeninius reikalus skundus.
9. Sistematika korespondencijos paprastai atliekamas per kalendorinius laikotarpiu chronologine tvarka. Šiuo atveju, atsakymai dedami po pateiktus klausimus. Esant atnaujinimo korespondencijos apie tam tikrą temą, kuri prasidėjo praėjusiais metais, dokumentai įtraukti į einamojo laikotarpio aplanką. Šiuo atveju rodo praėjusių metų rodiklį.

Kad informacija vežėjams priimtus saugoti

Archyvinė įrašų valdymas suteikia reikalavimus struktūrinių padalinių skaičių, darbo su popieriniais dokumentais. Padaryti vežėjai gali būti dalinis arba visiškas. Tai priklauso nuo saugojimo laiko. Visas registracija yra vykdoma atsižvelgiant į laikinuosius dokumentus (virš 10 metų), nuolatinės turinį, taip pat apie darbuotojų aktais. Tai apima:

1. Oprawa / rišiklis aplanką.
2. Iš lapų numeracija.
3. Rengiant puslapio liudininku.
4. Formavimas vidaus inventoriaus, jei reikia.
5. Padaryti pritaikomųjų detalių titulinio lapo. Jie gali liesti įmonės pavadinimas, registracijos numeris aplankus, ekstremalios datas ir pan.

Medžiagos, laikino saugojimo, įskaitant mažiau nei 10 metų terminą, parengtą iš dalies. Taigi, neleidžiama atlikti vertybinių popierių sisteminimą aplanke, o ne sunumeruoti sąrašus, neturi būti patikinimo etiketėje.

niuansai

Archyvinė įrašų valdymas - veikla, kurioje specialistai teikia ne tik saugos informacija vežėjams, bet ir galimybę dirbti su jais iškilus poreikiui. Šiuo tikslu, veikos aplanką, paduotas keturi pradūrimo į kartono viršelis sudarantys. Jie taip pat gali įpareigoti atsižvelgiant į skaitymo tekstus, rezoliucijas, datas vizų visose dokumentuose galimybę.

Rengiantis visų metalinės tvirtinimo grupės yra pašalinami. Medžiagos, skirtos nuolatiniam saugojimui ir sudarytas iš ypač vertingų ar neformatuotus aktų esančius aplankus vartais trijų vožtuvų su stygos ar specialiose dėžėse.

Kai dalyvauja neatsiimtų dokumentų asmeninio pobūdžio (darbo knygų, atvirukai, kariniai kortelių ir kt.) Jie yra patalpinti į atskirą voką ir padavė jį į medžiagų poilsio. Pasibaigus aplanko pabaigoje turi būti tuščias lapas-liudytojas. Ties aplanką pradžioje susiūtas formą vidaus aprašą. Siekiant užtikrinti saugumą ir tvarką kiekvieno popieriaus lapo numeruojamos arabiškais skaitmenimis tvarką. Ši taisyklė netaikoma puslapyje, ir liudytojas formos inventorių. Numeris įdėti pieštuku viršutiniame dešiniajame kampe.

Lakštinio liudytojas

Jis yra pagamintas pagal užsakymą. Tai yra žodžiai ir skaičiai:

1. Lapų skaičius numeruoti.
2. Puslapių vidaus inventoriaus numeris.

Lapas-Liudytojas taip pat numatyta numeracijos ypatumus. Visų pirma, siekiant nustatyti, ar ten raidėmis indeksus, trūksta kodus, puslapių numerius su klijuotų nuotraukomis, didelio formato puslapių, ir taip toliau. Be to, ant lapo nurodyti spausdinimo brošiūros buvimą aplanke, jei jie nebuvo pažymėtos pagrindinės numeraciją. Lakštinio liudytojas bui kompiliatorių. Vėlesni pokyčiai statusą ir sudėties aplankus turėtų būti pažymėtos jam su nuoroda į atitinkamų teisės aktų. Neleidžiama, kad lakštinio liudytojas tituliniame puslapyje aplanke arba grynosios apyvartos paskutiniame puslapyje jame dokumente.

vidaus inventorius

Ji sudaryta saugojimo ir apskaitos informacin ÷ s medžiagos laiką (virš 10 metų) ir nuolat turinį. Vidaus inventoriaus, kaip rengiami verslo sukurtų veislių dokumentų pavadinimai, kurios turinys nebuvo atskleistas. Forma turi pateikti duomenis apie suteiktus numerius atakų aplanke indeksų, pavadinimai, datos ir puslapių numerius.

Vidaus inventoriaus pridedamas santraukos įrašą. Tai nurodyta skaičiais ir žodžiais, kad įtrauktų jį dokumentų skaičių, o taip pat lapų skaičių ją susidarymo. Pritaria vidaus inventoriaus kompiliatorių. Jei aplanką privalo arba susegti be pavidalo, kai surinkta sąrašas yra pritvirtintas prie priekinio gaubto viduje.

Pokyčiai medžiagų sudėtį turi atsispindėti aplanke "Pastabos". Konkrečiai ji nurodo pašalinti, pakeičiant popierinių kopijų, įskaitant papildomų dokumentų aplanką. Tuo pačiu metu pribaigti nuorodos į atitinkamų teisės aktų. Jei reikia, gali būti suformuotas naują įrašą į lapo apibendrinama vidaus inventorių, taip pat kaip liudininkai aplanką užrašu.