Paslaugų laiškas (pavyzdys)

Paslaugų laiškas yra dokumentas, kuris yra neatskiriama verslo komunikacijos dalis. Dažniausiai jis perduodamas per pašto ryšius ir yra ypatingas keitimosi informacija būdas.

Pagrindinės sąvokos

Verslo korespondencija reikalinga sprendžiant įvairias ekonomines ar gamybines problemas. Jos pagalba įmonės ir organizacijos bendrauja su išorine aplinka: partneriais, klientais ar vyriausybinėmis agentūromis. Paprastai šiuo tikslu naudojamas verslo laiškas.

Štai ką apskritai vadinamas rašytinis dokumentas, kuris gali būti:

• Atsakymas į anksčiau gautas žinutes ar užklausas;
• Kartu su kitais dokumentais ar medžiagomis adresatui siunčiamas lydraštis;
• Iniciatyvus laiškas, jei kitoks bendravimo būdas yra neįmanomas.

Kiekviena iš šių variantų turi savo ypatybes. Nepaisant to, yra bendrųjų taisyklių, pagal kurias paprastai rengiamas oficialus laiškas. Tai suprantama, nes, pavyzdžiui, yra su verslo korespondencija, dažniausiai pradedama daugelio sandorių sudarymas. Tinkamai suplanuotas dokumentas gali sukurti palankų įspūdį adresatui apie būsimą galimą partnerį.

Verslo laiškų tipai

Priklausomai nuo oficialios laiško esančios informacijos, tai gali būti:

1. Papildomas. Tuo atveju, kai jame yra pranešimas, kad jame yra programos paketas.
2. Pretenzija Tai reiškia, kad jis reiškia nepasitenkinimą šia ar kita situacija (pretenzija).
3. Instruktyvus. Tekste pateikiamos konkrečios instrukcijos.
4. Garantija. Siuntėjas patvirtina dokumente nurodytų įsipareigojimų vykdymą ateityje.
5. Informacinis. Šiame laiške yra informacijos, kuri gali būti įdomi adresatui.
6. Reklama Pateikiama informacija, skirta pritraukti bendradarbiavimą.
7. Laiško pranešimas. Informacija apie viešų renginių organizavimą.
8. Patvirtinimo laiškas. Jis nustato tam tikrų dokumentų ar medžiagų gavimą.
9. Prašymo laiškas. Tekste yra nuoroda į adresato motyvaciją imtis veiksmų.
10. Laišku-laišku. Jame siuntėjas pateikia konkrečią šalims svarbią informaciją.

Šių dokumentų tikslas - palaikyti ryšius tarp organizacijų ar struktūrinių padalinių.

Paraiškos rašto sudarymas

Kalbant apie bendradarbiavimą kartais atsiranda situacijų, kai viena iš šalių dėl vienos ar kitos priežasties nesilaiko savo įsipareigojimų. Tokiu atveju partneris pirmiausia siunčia laišką savo sandorio šaliai. Jame, kaip taisyklė, jis išdėsto savo pasiūlymus pašalinti jo teisinių teisių pažeidimą. Tai yra oficialus laiškas. Tokio dokumento pavyzdys gali būti padarytas savavališkai. Reikia atsižvelgti į šiuos dalykus:

1. Rašymo stilius turėtų būti formalus verslas, įsteigiant partnerystę.
2. Ieškinio esmė turi būti aiškiai išreikšta.
3. Pateikdami informaciją, būtina įtikinamai elgtis su konkrečiais faktais.

Prašymo laiške turi būti:

• Siuntėjo rekvizitai (vardas, pavardė, grąžinimo adresas ir ryšių telefonai);
• Išsami informacija apie adresatą;
• Aplinkybių, kuriomis susidarė konfliktinė situacija, aprašymas;
• Nuoroda į teisines normas, kurias kita šalis pažeidė kita šalis;
• Konkretūs pažeidimų panaikinimo reikalavimai, nurodant jų įgyvendinimo laiką;
• Pasekmės, kurios gali atsirasti, jei priešingoji šalis vengia jų vykdymo.

Ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas oficialaus laiško sudarymui. Pavyzdys turėtų būti suprojektuotas taip, kad nusikaltėlis jo nelaikytų grėsme. Reikia prisiminti, kad tai tik priminimas su reikalavimu laikytis įstatymo.

Projektavimo taisyklės

Ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas tarnybinių laiškų registracijai. Tiesa, įstatyme nėra numatytos griežtos taisyklės ir taisyklės.

Nepaisant to, rengiant tokius dokumentus būtina atsižvelgti į šiuos privalomus dalykus:

1. Bet kuriame verslo laiške turi būti parašyta forma. Iš anksto parengia įrašų tvarkymo specialistai ir patvirtinta įmonės vadovo įsakymu.

2. Dokumente turi būti tam tikrų rekvizitų:

2.1. Informacija apie gavėją ir siuntėją.

2.2. Išsiunčiamas šio laiško numeris ir data. Tai būtina registracijai.

2.3. Nuoroda į panašią informaciją apie laiško užklausą, jei šis dokumentas yra atsakymas į jį.

2.4. Antraštė.

2.5. Informacija apie bet kokias programas su jų vardais ir numeriais.

2.6. Informacija apie asmenį, kuris pasirašė šį dokumentą (pareigos ir vardas).

3. Laiške turėtų būti tik vienas klausimas. Kai kurių temų buvimas apsunkins atlikėjo pasirinkimą.

4. Informacija turėtų būti pateikta labai trumpai, tačiau tai suprantama. Pageidautina, kad tekstas būtų ne daugiau kaip du puslapiai.

5. Teisingai nurodykite gavėjo rekvizitus. Organizacijos atveju turėtų būti laikomasi tokios sekos:

5.1. Bendrovės pavadinimas (pavadinimo atveju).

5.2. Struktūrinis vienetas (jei reikia).

5.3. Adresato adresas (esminiu atveju).

5.4. Jo inicialai.

5.5. Įmonės pašto adresas.

6. Jei yra keletas gavėjų, pirmiausia nurodykite pagrindinį, tada visus kitus.

Jei atsižvelgsite į visas šias akimirkas, iš esmės verslo vizitų dizainas nebus sudėtingas.

Pateikimo tvarka

Kad dokumentas būtų tinkamai parengtas, būtina atsižvelgti į tam tikrą jame esančios informacijos tvarką. Pavyzdžiui, galite apsvarstyti galimybę parašyti paslaugos laiško atsaką. Pirmiausia turite prisiminti, kad pagal elgesio taisykles turite reaguoti į informaciją per 24 valandas nuo to momento, kai gausite. Jei tai elektroninis pranešimas, optimalus laikas yra ne daugiau kaip dvi valandos. Tais atvejais, kai neįmanoma laikytis tokios taisyklės, geriau siųsti atitinkamą pranešimą partneriui.

Tiesą sakant, pats laiškas susideda iš dviejų dalių:

1. Įvadinis. Siuntėjas pateikia temą, jos priežastis ir priežastis. Čia galima remtis normatyviniais aktais, kurie pagal įstatymą yra atsakymo pateikimo pagrindas. Be to, verta atkreipti dėmesį į kai kuriuos dalykus, susijusius su nagrinėjama padėtimi. Jie padės atskleisti klausimo esmę.
2. Pagrindinis. Šia dalimi siekiama paaiškinti ir įtikinti. Tekstas turėtų būti aiškus, aiškus ir glaustas, o pateikti faktai yra tikrinami ir objektyvūs. Jei reikia, juos galima patvirtinti tikrais skaičiais.

Po tokio teksto paprastai pateikiamas paraiškų sąrašas. Dokumentas baigiasi siuntėjo parašu. Be to, jūs turite žinoti, kaip parašyti verslo laišką, kad nebūtų įžeistas adresatas. Pirma, patartina pradėti jį spręsti su fraze "brangioji". Antra, tekste galite naudoti geresnių frazių, pvz., "Kruopščiai išnagrinėję savo pasiūlymus" arba "atidžiai tikrindami savo komentarus". Toks elgesio laikymasis bus naudingas tik abiem šalims.

Procedūra

Už tarnybinių laiškų parengimą atsako sekretoriai, sekretoriai ar kiti darbuotojai, kuriems patikėtos šios pareigos. Kurdami darbo vietas, jie turi laikytis tam tikrų veiksmų seka. Tokio dokumento rengimo procesas paprastai vyksta šiais etapais:

1. Atidžiai ištirti šio klausimo aplinkybes. Būtina visiškai išmanyti padėtį, kad būtų galima teisingai įvertinti galimus jos sprendimus.
2. Laiško rengimas. Čia būtina atsižvelgti į visus pirmiau nurodytus reikalavimus.
3. Paruošto teksto derinimas. Kartais tai reikia redaguoti atsižvelgiant į vadovo pastabas. Jis gali pateikti bet kokius paaiškinimus ar paaiškinimus šia tema.
4. Jo lyderio patvirtinimas.
5. Galutinė dokumento įregistravimas ir pasirašymas.
6. Laiško registracija.
7. Korespondencijos siuntimas gavėjui.

Tik po to, kai eidami per visus šiuos etapus, laiškas, pasiekiantis adresatą, galės įvykdyti jam patikėtą misiją.

Privalomas reglamentas

Norint surengti verslo laišką, būtina atsižvelgti į tai, kad pirmasis puslapis būtinai išspausdinamas specialia forma. Likusiai galite naudoti įprastus blankius A4 formato lapus. Reikėtų prisiminti, kad pats teksto laukas yra ribojamas: viršutinis ir apatinis 2 cm, kairysis - 3,5 cm, dešinysis - 1 cm. Nepažeisk standartinių dydžių, kad atitiktų informaciją viename lape. Geriau laikytis visų taisyklių ir tiesiog pridėti papildomą puslapį.

Turėtumėte įvesti tekstą pagal visas taisykles:

1. Norėdami spausdinti, naudokite standartinį "Times New Roman" šriftą. Geriausia netaikyti kitų variantų.

2. Šrifto dydis taip pat yra reguliuojamas:

• Pagrindiniam tekstui - 14;
• Puslapių išdėstymas ir pastabos apie atlikimą - 12.

3. Detalių vieta taip pat atliekama pagal taisykles:

• Tarpas tarp linijų yra 1;
• Teksto derinimas atliekamas "pagal plotį";
• Pervedimai automatiškai;
• Atstumas nuo registracijos numerio iki pavadinimo yra 2 tarpai tarp eilučių, nuo jo iki pagrindinio teksto yra 3.

Atitikimas šioms taisyklėms yra privalomas norint tinkamai apdoroti atitinkamo tikslo raidę.

Rekvizitų vieta

Norint tinkamai parengti standartinį verslo laišką, būtina aiškiai žinoti, kur turi būti jos rekvizitai ir komponentai. Atsakymai į šiuos klausimus yra GOST R 6.30-2003. Jame išsamiai aprašoma oficialaus laiško forma. Tiesą sakant, tai yra pavyzdys, kuriame visi dokumento rekvizitai yra tam tikru būdu. Tai reikalinga tam, kad:

1. Sujungti verslo (verslo) laiškų formavimo procesą.
2. Turėkite galimybę iš anksto centralizuotai parengti standartines formas, tuo pačiu sumažinant poreikį rankiniu būdu atlikti dalį darbo.
3. Palengvinti ir sutrumpinti vizualios informacijos paieškos laiką.
4. Išplėskite raidžių apdorojimo galimybes naudojant skaičiavimo ir kitus metodus.

Taigi tipiškam verslo laiškui yra 30 standartinių rekvizitų, kurie yra vienuolikoje privalomų sričių:

• Herbas ir emblema;
• Autorius;
• Pradiniai duomenys;
• Antraštė;
• Patvirtinimas;
• Adresatas;
• Sprendimai;
• Tekstas;
• Parašai ir programos;
• Sutartis ir garantija;
• Ženklai.

Informacijos pateikimas tam tikruose sektoriuose leidžia specialistams geriau naršyti dokumentą, o paprastiems vartotojams palengvina jo rengimo procesą.

Pagrindiniai reikalavimai

Kai kurie vadovai klaidingai mano, kad verslo korespondencija gali būti vykdoma savavališkai, nepaisant jokių normų ir taisyklių. Tačiau už tai atsakingi specialistai privalo žinoti pagrindinius oficialių laiškų reikalavimus:

1. Specialios (patentuotos) formos buvimas.
2. Teisingas naudojimas ir rekvizitų pateikimas.
3. Tekstas turėtų būti skaitomas ir gerai redaguojamas. Norint išdėstyti klausimo esmę, geriau teikti pirmenybę paprastiems bendriesiems pasiūlymams. Trumpai paaiškinta, kad kiekvienas žodis turi daugiausia informacijos.
4. Priklausomai nuo tipo, dokumentas turėtų būti atitinkamai suprojektuotas. Laiške taip pat gali būti keletas aspektų. Tokiu atveju pristatyme būtina stengtis suvienyti juos.
5. Teisingas nustatytų normų naudojimas spausdinant.
6. Stenkitės užtikrinti, kad laiško turinys nebūtų kategoriškas. Gavėjas gali laikyti šiomis frazėmis grėsmėmis. Sudarant sakinius, geriau naudoti įžanginius žodžius "akivaizdžiai", "kaip žinoma", "įmanoma" ir "taip".

Šių reikalavimų vykdymas praktikoje padeda tinkamai tvarkyti dokumentų srautus įmonėje.