Sandėliavimo sutartys organizacija: reguliavimo sistema, Laiko

Saugojimo sutartys, susijusios su tam tikromis problemomis. Visų pirma, tam tikrais atvejais labai sunku nustatyti, kokio tipo priskiriamos konkrečios priemonės, kaip ją saugoti, kokiomis sąlygomis, kaip sunaikinti ir pan. Visi šie veiksniai yra reglamentuojami įstatymo, bet dėl to, kad vienas ir tas pats sutarties įvairiose situacijose gali reikėti skirtingų laikymo laikotarpius, dažnai turi visas problemas, dviprasmybių rūšių, ir tt. Suprasti visa tai yra būtina, tačiau ji gali būti sudėtinga. Reikia suprasti, kad jei įsipareigojimų nevykdymo reglamentuojančių teisės aktų reikalavimų tokiose srityse kaip saugojimo sutarčių archyve, apskaita gali būti ne tik neveiksmingi, bet ir pavojinga, kalbant apie galimą bausmės ar bausmės.

Kodėl nuolat?

Sutartis turi būti visada prieinama ne tik savo veiksmų metu, bet taip pat vėliau. Jums gali tekti šiek tiek informacijos, kuri atsispindi šių dokumentų, kai kurie duomenys, kurie bus paklausos valdymo, ir taip toliau. Daug ginčų, kurie paprastai susideda iš to, kad viena ar kita pusė nesąžiningai tinka įvykdyti savo įsipareigojimų, gali būti sprendžiami naudojant sutartimi kaip iš teismo ir oficialiai teisme. Jūs taip pat turėtų apsvarstyti galimybę atlikti auditą tam tikrais laikotarpiais, kuris bus įgyvendinamas valstybinės priežiūros institucijų galimybės. Jie taip pat gali reikalauti dokumentų, tam tikrą laikotarpį, o jei saugojimo sutartys organizacijos, jų sunaikinimo terminas ir kitos panašios funkcijos yra atliekamos netinkamai, gali būti labai sunkios baudas. Natūralu, kad pirmas dalykas, kurį būtų kaltinti lyderystę, tačiau po to, kai situacija stabilizavosi, vyriausiasis nebūtinai prisiminti, kas yra kaltas, jis turėjo problemų iš mėlynos. Tai yra sutartis ir kiti dokumentai turi būti griežtai nustatytą laiką. Daugelis bendrovių paprastai renkasi reguliariai išplėsti archyvą, ir visai nieko sunaikinti, siekiant išvengti galimo problemų, nei padaryti klaidą ir po to rake pasekmes.

įstatymai

Sandėliavimo sutartys organizacijos teisė aiškiai nusako, jei jūs neturite atsižvelgti į tai, kad tai ne visada galima teisingai įvertinti šį ar šį dokumentą. Apskritai, sutartis su atskiru įstatymu neturi, jie yra nurodyti bendrojo sąrašo standartinių archyviniais dokumentais (arba archyvinių dokumentų valdymo), kurie susiformavo veikimo organizacijų, vyriausybinių agentūrų, vietos valdžios ir pan procesą. Abu variantai pateikiami tiek su vadovybe ir su įprastais dokumentais, Kultūros ir masinių komunikacijų Rusijos Federacijos ministerijos patvirtintas. Natūra, kad yra susijęs su administraciniais dokumentais, turi numerį 558 iš 25.08.2010 metų, o antrasis tipas - № 1182 nuo 31.07.2007 m. Studijuoti šiuos dokumentus yra labai rekomenduojama, bet tai geriausia izoliuoti mokymosi sau procesą tiksliai tie dokumentai, kurie naudojami tam tikroje institucijoje ir yra susiję su konkrečios srities atsakomybės. Dėl per daug informacijos sąrašai prisiminti visa tai, bet jei jums nustatyti, ką dokumentus, kas taikoma ir kiek yra saugomi, tikėtina, saugojimo sutartys bus daug paprastesnis ir lengvesnis. Daugeliu atvejų, visų naudojamas popierius padengtas 3-4 punktų, mokytis išsamiai, kad yra ne taip sunku.

skirtingų tipų

Jis naudoja du pagrindinius sistemų atskyrimo susitarimus dėl jų apsaugos. Taigi, bent bendra sistema yra surišti į galiojimo laiką. Skirti trumpalaikę, ilgalaikę ir nuolatinio saugojimo. Pirmasis variantas apima sutartį dėl iki 10 metų laikotarpiui. Antrasis - daugiau nei 10 metų. Nuolatinė dažniausiai naudojamas tik tada, kai sunaikins dokumentas gali būti ne visai. Ši sistema nėra labai patogu. Sandėliavimo sutartys archyvo, kuris sąvokos apibrėžtos šiuo būdu, dažnai sukelia sumaištį ir klaidos nei iš tikrųjų padeda įdėti REGISTRAVIMAS procesą. Nes bendra sistema yra surišti į sutarties rūšį. Dauguma įmonių, jie būna trijų pagrindinių veislių: Profilis, namų ir darbo. Pirma ir antra didžiąja dalimi yra panaši, ir jie paprastai laikomi tik penkerius metus. Suprantama, kad pagal profilio nuoroda į visų sutarčių ir visų tiesiogiai susijusių su pagrindinių veiklos sričių organizacijos dokumentus. Trečia, darbo sutarčių rūšis, daugeliu atvejų, taip pat yra saugomi tik 5 metai, bet tam tikrose situacijose, šis laikotarpis gali gerokai padidinti. Pavyzdžiui, jei nėra sąskaitos, tai tokia sutartis turėtų būti saugomi tiek, kiek 75 metus, o tai nėra labai patogu. Iš tiesų, jei jūs neturite ypač eiti į problemą, tai gali būti savavališkai riboti galiojimo laikas 5 metai, ir pamiršti apie problemą. Tačiau tokioje situacijoje greičiausiai praleisti keletas veiksnių, kurie gali padidinti laikotarpį, per kurį saugojimo sutartys panašiu formatu turėtų būti privaloma, ir tai, kai jūs galite įsitikinti, bauda arba kitų bėdų, kurios stengiasi išvengti bet kokio sveikas asmuo.

Perduoti į archyvą

Tvarka perduoti indėlių sutarčių archyve, kurių sąlygas jau pasibaigęs, gali skirtis priklausomai nuo kompanijos. Kai kuriais atvejais, darbuotojai paprasčiausiai surišti dokumentą tarpusavyje ir dedamas į tamsiai kampe, kuris yra laikomas archyvas. Bet iš kitos bendrovės visas procesas gali būti aiškiai aprašyta standarto dokumentus, bus pateikti asmuo, atsakingas už bylos ar net specialius nomenklatūros taisykles padavimo, prisijunkite ir pan. Abu variantai gali būti patogu, priklausomai nuo daugelio veiksnių. Pavyzdžiui, pirmasis variantas tinka maža kompanija su kuklus apyvartos. Nebus taip, daug dokumentų, kad jūs visada galite lengvai surasti viską toje pačioje tamsioje kampe. Bet antrasis, sakė situacija yra rimta tinka korporacijų, kurios sudaro didelę darbuotojų skaičiaus, o tiesiog turi kažkaip ne skandinti dokumente. Bendra taisyklė, kuri yra skirtingi saugojimo sutartis su bet kuriuo nuosavybės formos organizacija, yra perdavimo į archyvą laikas. Kaip taisyklė, darbuotojai privalo siųsti dokumentus, kol tam tikrą laikotarpį, nepriklausomai nuo to, kada jie iš tikrųjų pritrūko laiko žingsnius. Ir paprastai, kaip ir archyvavimo įvyksta metų pradžioje. Tai yra, net jei sutartis baigėsi vasario mėnesį, dar turės palaukti iki kitų metų, kad jį saugoti.

naikinimas

Kaip minėta pirmiau, tik todėl, kad jūs negalite sunaikinti sutartį. Pirmiausia jums reikia įsitikinti, kad tikrai buvo tinkamas laikas. Tik tada mes galime sunaikinti šį dokumentą. Tačiau šie veiksmai dažnai gali būti pavojingas jo pasekmės, todėl dauguma darbuotojų nori padaryti juos tik su sankcijomis vadovybę. Ji atrodo taip: darbuotojas surinko visų dokumentų, mėginys, kuris jau iš laikotarpis arba artėja prie pabaigos. Saugojimo sutartys įmonėje, pageidautina, turėtų būti pastatytas taip, kad ši atranka procedūra nebuvo paėmė ilgą laiką. Tada, remiantis gauta sąrašą, pagamintas valdymo ataskaitas, dokumentas pasirašytas, padavė, ir tik tada, kai visa tai bus padaryta, prasideda sunaikinimo tiesioginių sutarčių ir kitų panašių vertybinių popierių procesą. Sandėliavimo sutartys archyvo reguliariai - ne pats geriausias sprendimas, ypač, nes kai kurios įmonės net sugeba padaryti jį šiek tiek, suteikiant jiems perdirbti ir pan.

PAVYZDYS įrašymo ir saugojimo sistema

Norėdami geriau suprasti visas savybes ir pagrindines veiklos gali sukelti gana paprastas pavyzdys eigos organizavimas dokumentacijos saugojimui. Taigi, yra darbuotojas, paprastai kažkas iš apskaitos darbuotojų, kuris yra atsakingas už sutarčių su rangovais, ar kitų panašių vertybinių popierių saugojimui. Ji turi atskirą aplanką, kuriame jie gyvena iki aktą. Kai tik sutartis yra uždarytas, jis perėjo į kitą aplanką. Tai bus patogu turėti specialų registrą elektronine forma, jei šie dokumentai yra išvardyti įsakymu, nurodant saugojimo laikotarpį. Bet pirmiausia, reikėtų apibrėžti šį laikotarpį. Tai geriausia paleisti aplanką, skirtų visiems departamentams, kurie vienu ar kitu būdu susijusių su sutarties, siekiant geriau suprasti jų esmę. Su patirtimi dėl tokių veiksmų poreikis išnyks. Tada, kada tiksliai išsiaiškinti, kas tai yra kiekvieno iš dokumentų antspaudu betono trukmės saugojimo. Kai kuriais atvejais tai bus patogu nurodyti sutarties ir uždarymo datą, priplyusovyvaya jos 5 metų (ar daugiau), kad tiksliai nustatyti, kada popierius gali būti sunaikinti. Tiesą sakant, net ne iš emisijos procedūros organizavimą pradžioje nebuvo labai sunku, bet po ilgo naudojimo jis vis dar bus vis daugiau ir daugiau supaprastinta. Kai saugojimo sutartys organizacijoje, kuri yra gyvenimo naikinimas jau patvirtintas, bus standartizuotos, visas procesas vyks per kelias minutes. Ir tada atėjo metus, kai jūs galite sunaikinti tam tikrus dokumentus. Jie pašalintas iš aplanko dukart tikrinamas dėl galimų klaidų ir kartu su šių dokumentų sąrašą, pateiktą vadovui. Jis, savo ruožtu, turėtų dar kartą patikrinti, ar visi, kaip nurodyta sąrašo, nes jis liks vadovas kaltas atveju problemų. Jei viskas yra teisinga, galvos pasirašė leidimą sunaikinti ir tai, kur visi ateina kaip savo intelekto. Kažkas tiesiog ašaros ir išmeta. Kiti naudoti smulkintuvas. Kiti sėdėti ant šiukšlių, dega ir pan.

Kai saugojimo laikotarpis prasideda

Tai labai svarbus klausimas, nes ji kelia daug klaidų su juo daug. Sandėliavimo sutartyse Baltarusijos arba Rusijos Federacijos įmonėje šiuo atveju lygiai tas pats, ir prasideda tuo metu, kai prasideda nauji metai, kurioje konkretus dokumentas nebegalioja. Pavyzdžiui, yra sutartis, kuri baigėsi liepos 15, 2010. Būtina išlaikyti 5 metus, tačiau jis negali sunaikinti 15 Liepos 2015 ir 2016 m pradžioje. Tai reiškia, kad ataskaita išvyko 01.01.2011, o ne nuo septinto mėnesio ir praėjusių metų. Paprastai, siekiant sumažinti bet kokį klaidos proga, papildomas terminas 1 metų anksčiau apibrėžtas. Ir tik po to, kai praėjo, naikinimo procesas prasideda.

sandėliavimo funkcijos

Apskritai, yra specialių rekomendacijų, kaip jis turėtų atrodyti ir veikti archyvą. Idealiu atveju, atsakomybės sutarčių saugojimo, mokėjimai rangovams, darbo sutartis ir panašiai tokios dokumentacijos turi būti vėdinamoje ir sausoje vietoje. Be to, šie dokumentai dedami ant lentynų (atvirų ar uždarų). Jei jie priklauso griežtų atskaitomybės formų ar dokumentų, pažymėtų "komercinė paslaptis", ji turėtų būti specialios seifai. Iš esmės, niekas netikrina šį tašką, nes tai yra rekomendacija pastebėti, kad labiausiai pelningų įmonių. Esmė yra labai paprasta: jei jūs neturite bausti už patį saugojimo sistemos, tai dėl vertybinių popierių, kurie reikalingi, kad būtų dažnai baudžiami trūkumo. Ir jei yra potvynis, ar dokumentai bus sunaikinti bet kokiu kitu panašiu būdu, už tai kaltas yra tik konkreti įmonė.

Atsakomybė ir atlikėjai

Pirminė ir pagrindinė atsakomybė Visų kad patenka į saugojimo sutartis turi būti organizacijos vadovas. Jis buvo tas, kuris į problemų akivaizdoje bus atsakingas valstybės ir kenčia nuo visų galimų problemų. Be to, po po jo, tai paprastai vyriausiasis buhalteris, teisininkas ir darbuotojas, kuris yra atsakingas už dokumentų išsaugojimą. Tačiau paprastai, visi šie asmenys turi būti nubausti jau galvą į padarytos klaidos, jų mastą. Iš tiesų, dauguma gana mažų organizacijų sutartims stebėjimo sistema yra su apskaitos skyrius. Ir šiame skyriuje vyriausiojo buhalterio arba paskirti savo, arba kaip plačiajai balsavimo, konkretus asmuo, atsakingas. Kai kuriais atvejais, kad asmuo gauna mažas užmokesčio padidėjimas, kuris turėtų kompensuoti papildomas darbų apimties, tačiau dažniau, paskutinis taškas tiesiog ignoruoti, pabrėždamas fondų ar kitų panašių veiksnių trūkumą. Daugiau retais atvejais, yra atsakingas už dokumentų apskritai saugoti, o ypač sutarčių, veikia advokatas. Bet tai nėra labai patogu, nes šis asmuo gali būti atsakingas tik už sutarties, o iš dokumentų jis naudojamų poilsio žinoti tik paviršutiniškai. Patogiau, kai yra vienas asmuo, kuris užsiima šiuo klausimu. Tai bus pats tiksliausias ir neįpareigoja smulkūs bjaurus klaidas, pavyzdžiui, tai gali padaryti kiti darbuotojai.

rezultatas

Saugojimo sutartys organizacijoje atliekamas remiantis visiškai laikantis visų teisės aktų nuostatų pagrindu. Tai yra būtina sąlyga, kuri gali imtis visų įmonės problemų. Šiuo atveju, maži niuansai, vidaus tvarkos taisyklės, registrai ir susiję dokumentai gali skirtis nuo įmone įmonė. Pagrindinis Atsakingas asmuo laikomas bosas, bet jis gali patikėti šia akimirka kitam asmeniui. Tai palengvins valdymo darbą, tačiau jis neturi atbaidyti atsakomybės už galimas klaidas gylį. Tai darbuotojas, kuris pasitiki dirbti su archyviniais dokumentais, turėtų būti atsakingas ir aiškiai suprasti savo pareigas mainais už realius pinigus, o ne žodinio dėkingumo, kaip paprastai atsitinka didėjant apkrovos be jos kompensavimo su papildomų lėšų mokėti.