Susitikimo protokolai - mes parengiame teisingai

Susitikimo protokolas - tai dokumentas, kuriame pateikiama informacija apie aptariamus klausimus ir susitikime priimtus sprendimus. Tai nurodo organizacinius ir administracinius dokumentus. Susirinkimo sekretorius informaciją į protokolą įrašo ar kitą įgaliotą asmenį, pagrįstą diktofonu ar rankiniu įrašu. Prieš susitikimą turėtų būti parengti visi reikalingi dokumentai: darbotvarkė, dalyvių sąrašas, kalbų tekstai, taip pat galimų sprendimų projektai.

Komisijos ar kitos institucijos posėdžio protokolas gali būti išduotas pilnai arba trumpai. Pastaroji neapima nagrinėjamų klausimų, kuriuos reikia išspręsti, eigą ir nustato tik priimtus sprendimus.

Viso formos protokolas paprastai apima dvi dalis - įvadinę ir pagrindinę. Atidaryme pateikiami pirminio pareigūno, sekretoriaus ir posėdžio dalyvių, taip pat dalyvaujančių asmenų pavadinimai (ir inicialai). Jei dalyvių skaičius yra didesnis nei 15, pateikiama nuoroda į privalomą išsamų vardų sąrašą. Jei yra susiję su skirtingomis institucijomis, nurodoma kiekviena vieta ir darbo vieta.

Be to, įvadinėje dalyje turi būti nurodyta darbotvarkė, nurodant klausimus pagal svarbą, nurodant kiekvieno klausimo pranešėjo pavadinimą.

Pagrindinės jo posėdžio protokolas susideda iš skyrių pagal darbotvarkę. Kiekvieno elemento tekstas, kaip taisyklė, yra sudarytas pagal trumpą schemą:

- Jie klausėsi: vardas.

- Išspręsta (arba nusprendė): Vardas.

Kiekvieno teiginio santrauka įrašoma į protokolo tekstą arba pridedama kaip atskira medžiaga (su užrašu protokolo tekste su atitinkama nuoroda). Balsavimo atveju pateikiami jo rezultatai. Sprendimas, priimtas kiekvienam klausimui, turi būti įtrauktas į protokolą.

Susitikimo protokolą turi pasirašyti pirmininkas, taip pat posėdžio sekretorius. Susitikimo ar susirinkimo data laikoma protokolo data. Kiekvienam protokolui atitinkamai protokolo grupei suteikiamas sekos numeris atskirai, jei reikia, su abėcėliniu kodu. Numeravimas atliekamas per auginimo metus.

Direktorių valdybos posėdžio protokolai turi savo ypatybes. Bendrieji šio dokumento reikalavimai pateikti Federalinio įstatymo "Dėl akcinių bendrovių" (66 straipsnis) tekste. Be to, tuo atveju, kai valdyba nusprendžia išleisti akcijas (vertybinius popierius) susirinkime, pagal tokius susirinkimo protokolus, atsižvelgiant į Rusijos Federacijoje patvirtintų vertybinių popierių emisijos standartus, turėtų atsispindėti visų tarybos narių vardinių balsų rezultatai. Tai yra pagrindinis protokolo reguliavimo reikalavimas.

Praktiškai tokių protokolų dizainas gali labai skirtis nuo jų sudarymo ir išsamumo laipsnio. Kai kurie protokolai atitinka išsamų susitikimo protokolą, atspindintį visus kopijas ir užduotus klausimus. Tokio protokolo reikalavimas paprastai nustatomas direktorių valdybos nuostatuose.

Kitas kraštutinumas yra labai trumpas posėdžio protokolas, kuriame pateikiama tik informacija apie dalyvių sudėtį, darbotvarkę, pateiktų klausimų formuluotę ir priimtus sprendimus.

Optimali parinktis paprastai yra kažkas vidutinio dydžio. Paprastai parengtas pernelyg išsamus protokolas, pagrįstas posėdžio garso įrašais. Kai jis yra iššifruotas, gali būti netikslumų, iškreipiančių sprendžiamų klausimų reikšmę. Be to, nereikėtų pamiršti, kad bet koks akcininkas turi teisę susipažinti su posėdžio protokolu. Kalbant apie komercinius reikalus, išsamus protokolas gali užregistruoti daug informacijos, kuri yra komercinė paslaptis.

Kita vertus, dėl perdėto protokolo trumpumo paprastiems akcininkams gali prireikti formalaus požiūrio ir nepakankamo direktorių valdybos darbo efektyvumo. Kiekvienam klausimui pageidautina nurodyti diskusijos iniciatorius ir dalyvius, kalbos komentarą, esmę ir užduodamų klausimų autorius. Šis požiūris, be kita ko, leidžia jums efektyviau įvertinti kiekvieno dalyvio indėlį.