Dokumento klasifikacija: pagrindiniai kriterijai

Taigi tai buvo lengva suprasti daug dokumentų, parengė specialias taisykles dėl jų rengimo ir pateikimo, įvairių klasifikacijų, taip pat atitinkamas formas ir metodus su jais dirbti.

Reikėtų pažymėti, kad dokumentų klasifikacija yra labai svarbi, nes ji padeda išryškinti savo ypatumus ir todėl galima juos efektyviausiai naudoti. Jis yra vienas iš seniausių ir iki neišspręstų klausimų pabaigos, kurio plėtra prasidėjo tik 1960 pabaigoje. Dauguma dokumentų platinamas požiūrio į atskiras grupes anksčiau taikomas tik specifines savybes, atsižvelgiant į taikymo sritį ar atskiro mokslo. Tik neseniai buvo nustatyta, daugiamatis Dokumentų klasifikavimas, kuri remiasi informacijos ir medžiagos komponentai.

Visi dokumentai gali būti skirstomi pagal šiuos kriterijus:

1. jų veikimo aplinkybės erdvėje ir laike. Atsižvelgti į paskelbimo reguliarumą (periodiškai ir ne periodiškai), laikas atsiradimo (originalios, originalų kopijos, dviem egzemplioriais), pagaminimo vietą (regioniniu, nacionaliniu ar užsienio);

2. Informacija komponentas.

• atkreipti dėmesį į turinį ir apdorojant informaciją (pirminė ir antrinė dokumentai) lygiu;

• Dokumentų klasifikavimas apima įrašytą informaciją apie dydžio (formato) aspektą, ir puslapių skaičių (iš viso);

• skyrius dėl to, kaip informacija yra suvokiama (šie dokumentai gali būti perskaityti žmogaus ar reikalinga speciali techninė įranga);

• Šis dokumentų klasifikavimas taip pat Portretų simbolis reiškia, kuriuo įrašo informacija (tekstas ir ne teksto forma);

• duomenų įrašymo metodas pagal atskirti ranka, spausdinti, mechaninis, magnetinis, fotografijos, optinės, lazerinės, ir elektroninius dokumentus.

3. Medžiaga komponentas, kuris apima tam tikrus kriterijus (pvz medžiagos informacinės vežėjui, taip pat savo formos ir dizaino).

Verta pažymėti, kad dokumentų paskirstymas atskirų grupių turinio ir formos leidžia efektyviau organizuoti darbą su ja.

Verta paminėti, kad taip pat yra atitinkamas apskaitos dokumentų klasifikavimas datos, kuri nustatoma atsižvelgiant į jų turinį, vietą ir tvarką parengti, taikyti, ir naudojimo būdas.

Ši klasifikacija apskaitos dokumentų pateikiama ši suskirstymo į rūšis:

• priklausomai nuo taikymo - administracinis ir vadovas, apskaitos registracijos arba sujungti;

• Kad preparatas - pirminė ir suvestinė;

• vidaus ir išorės dokumentai;

• naudojant - vienkartiniai ir saugojimo;

• priklausomai nuo kiekio - pinigų, medžiagos ir dizainas.

Reikia pasakyti, kad ši klasifikacija apima keletą kriterijų ir yra labai platus, todėl kiekvienas dokumentas susijęs su įvairių grupių tuo pačiu metu, tačiau gali būti būdingas ypatybes ir naudojama tik atitinkamoje srityje.