Kas yra elektroninis dokumentas?

Kompiuterizavimo šiandien lygis ragina pereiti prie "kompiuterizuotos" biuro valdymo. Jis grindžiamas elektroninio dokumento, kuris, priešingai nei tradicinės, būdingas naujų savybių ir bruožų. Iki šiol vienas apibrėžimas šio reiškinio neegzistuoja teisiškai, nei mokslo pasaulyje Rusijos.

Iš "elektroninio dokumento" sąvoka atsirado ne anksčiau kaip 1970 m. Taigi mes pradėjome vadinti "automatizuotai nuskaitomos dokumentai." Jų ypatumas yra tas, kad jie turi būti sukurta su pagalba kompiuterinių technologijų ir tinkami apdoroti kompiuteriu. Šiuo atveju reikalinga informacija yra pagaminti griežtai laikantis nustatytos tvarkos visais dokumentais.

Elektroninis dokumentas - tai objektas informaciją, sudarytas iš dviejų privalomų dalių: 1) informacija (pavadinimas, informacija apie autoriaus, laiką, vietą, kilmės ir tt) ir elektroninio parašo; 2) pagrindinė dalis turinio, susidedančios iš teksto, grafikos ir skaitmeninio informacija apdorojama kaip vienetas.

Elektroninis dokumentas turi būti pasirašytas kvalifikuotu elektroniniu parašu, todėl lygiavertis pasirašė savo ranka popieriaus. Ši informacija yra pateikta jo skaitmenine (elektronine) forma. Stebėjimo duomenys, naudojančių kompiuterius gali perduoti informaciją apie telekomunikacijų tinklais, procesą - į informacines sistemas. Jei reikia, dokumentas gali būti iš ekrano formą ekrane ir ant popieriaus.

Elektroninis dokumentas - ciklas gyvenimas elektroninių dokumentų įmonėje (organizacija, įmonė) juos gauti, pakeiskite statusą (patvirtintą pranešama, kad, ženklas, uždarytas, ir tt) į archyvą atšaukimo. Toks dokumentas kartais vadinamas «eigos", kuris būdingas dokumentų judėjimą kaip vieną srautą atskirų darbų per tam tikrą verslo procesą. Visą elektroninių dokumentų valdymo sistema apima programinę įrangą, kad jums reikia organizuoti ir išlaikyti šį gyvavimo ciklo dokumentų natūra.

Elektroninis dokumentas ir darbo eiga paremta turi keletą privalumų, palyginti su tradiciniu. Jie leidžia organizacijos darbuotojams kontroliuoti ne tik savo darbo sritį, bet visą procesą. Naudoti elektroninis archyvas yra daug patogiau nei popieriaus. , Sumažinti už jos koordinavimą ir vykdymą dokumento ištrauka laiką galima rasti per kelias minutes. Apskritai, tai yra pigiau nei popieriaus. Yra gana daug elektroninių dokumentų valdymo programinės įrangos siuntos ( "Motive", "E1" Eufrato "," DocsVision "," 1C: Dokumento ". Ir kiti).

Šiuo metu yra Šešėlis užsienio patirtis reguliuojant santykius elektroninių dokumentų teisinių terminų srityje. Rusijoje, dėl šių santykių reguliavimo problema negavo teisinius sprendimus, nors buvo bandoma priimti įstatymą (2005). Teisės aktų priėmimas dėl šio popieriaus rūšies - vienas iš svarbiausių krypčių teisinio reguliavimo.